Les indicateurs

Les indicateurs sont les chiffres clés de votre activité. Chacun a une seule définition : vous lisez la même valeur sur l'accueil, en tête d'une liste, sur le tableau de bord d'un module et dans les réponses de l'assistant.

Vous ne voyez que les indicateurs des modules activés pour votre société et autorisés par vos droits : la trésorerie demande le droit de voir la trésorerie, la TVA celui de voir les rapports.

Sur l'accueil

Ouvrez l'onglet Sur la période choisie du tableau de bord. Une ligne par module, de quatre chiffres au plus :

• Ventes : chiffre d'affaires HT, marge brute et son taux, devis en attente, part des devis transformés ;
• Clients : encours, encours en retard, délai moyen d'encaissement, clients actifs et nouveaux clients ;
• Achats : achats HT, dettes fournisseurs, montant à payer sous 30 jours, délai moyen de paiement des fournisseurs ;
• Paiements : encaissé, décaissé et leur solde ;
• Trésorerie : solde des comptes, solde prévu à 30 jours, chèques et traites à encaisser sous 7 jours, besoin en fonds de roulement ;
• Fiscalité : TVA collectée, déductible, à payer, et retenues opérées sur vos paiements aux fournisseurs ;
• Stock : valeur du stock au prix d'achat, articles sous le seuil (dont en rupture), couverture en jours, stock dormant depuis 90 jours ;
• Projets : projets en cours, projets hors budget, ce qu'ils ont facturé et leur marge.

Choisissez la période en haut de l'onglet. Sous un chiffre de la période, la variation compare aux mêmes jours de la période précédente : le 16 du mois, au 1er–16 du mois dernier. Un chiffre marqué À ce jour (encours, dettes, trésorerie, stock) est une photo d'aujourd'hui : il ne suit pas la période. Chaque matin, ces chiffres sont mis de côté ; un mois plus tard, la variation les compare au même jour du mois précédent.

Une tuile n'est colorée que si le chiffre évolue dans le mauvais sens : un chiffre d'affaires qui baisse, un encours qui monte. Cliquez sur une tuile pour ouvrir la liste qui l'explique.

L'onglet Modules de l'accueil ajoute une ligne par module sur demande activé ; la boutique en ligne (commandes de la période, ventes, panier moyen, commandes à préparer) et la comptabilité (résultat de l'exercice en cours, comparé aux mêmes jours un an avant) y suivent le même modèle.

Dans Paramètres › Modules, vous pouvez masquer chacune de ces lignes de l'accueil.

En tête des listes

Au-dessus des listes de Clients, Fournisseurs, Paiements, Chèques, Traites, Articles, Niveaux de stock et des documents de vente et d'achat, quelques chiffres résument ce que la liste affiche. Ils suivent l'onglet, la recherche et les filtres :

• clients : nombre, encours, encours en retard ;
• fournisseurs : nombre, dettes, dettes échues ;
• paiements : encaissé, décaissé et partie encore non affectée à un document ;
• chèques et traites : à échoir sous 7 jours, échus non encaissés, rejetés ou impayés ;
• articles : nombre, sans prix de vente, sans stock ;
• niveaux de stock : nombre d'articles, valeur au prix d'achat, articles sous le seuil.

Les tableaux de bord des modules

Ouvrez Rapports, rubrique Tableaux de bord, ou cliquez sur leur lien sous le choix de période de l'accueil. Chacun a son propre choix de période :

• Tableau de bord des ventes : les indicateurs des ventes et des clients (dont le délai de transformation des devis et le taux de recouvrement), le chiffre d'affaires par catégorie et par projet, le chiffre d'affaires des 12 derniers mois comparé à l'année d'avant, la balance âgée des clients, les meilleurs clients et articles ;
• Tableau de bord des achats : les indicateurs des achats, le délai de livraison des fournisseurs, les prix d'achat qui ont le plus bougé sur 12 mois, les achats des 12 derniers mois comparés à l'année d'avant, la balance âgée des fournisseurs, les principaux fournisseurs, les ventes comparées aux achats ;
• Tableau de bord de la trésorerie : la trésorerie, les paiements, le taux de chèques rejetés, la TVA et les retenues, le cycle de conversion de trésorerie, la prévision de trésorerie, les paiements par mode, les soldes des comptes et les dépenses par catégorie ;
• Tableau de bord du stock : la valeur du stock, les ruptures, la couverture, la rotation sur 12 mois, le stock dormant depuis 180 jours, la précision des inventaires, la valeur par catégorie, les articles dormants les plus coûteux et les alertes ;
• Tableau de bord des projets : les projets en cours avec, pour chacun, le chiffre d'affaires et le coût prévus face à ce qui a été facturé et acheté ; la marge la plus faible vient en premier.
• Tableaux de bord des modules sur demande, quand le module est activé : production (OF terminés, dans les délais, taux de rebut, OF en retard), CRM (taux de gain, montant gagné, cycle de vente, pipeline pondéré, prévision par mois, motifs de perte), livraisons (livrées, à temps, au premier passage, taux d'échec), facture électronique (acceptées par TTN, taux de rejet, délai d'acceptation, rejets par code), boutique (commandes, ventes TTC, panier moyen, part du web, annulations), RH (masse salariale, coût employeur, coût moyen, départs ; les montants de paie demandent le droit de voir la paie), bureau de change (opérations, volume, commissions par devise, déclarations de soupçon ouvertes) et comptabilité (marge commerciale, valeur ajoutée, EBE, résultat net, comparés aux mêmes jours un an avant, et ratios du bilan : liquidité générale et immédiate, autonomie financière, endettement). Le tableau de bord des ventes montre aussi les devis acceptés sur le portail client.

Objectifs et email du matin

Sur un tableau de bord de module, le bouton Objectifs (réservé à qui gère les paramètres) fixe un objectif par indicateur, dans l'unité affichée : dinars, pourcentage, jours, heures ou fois. L'objectif s'affiche sous le chiffre, qui passe en rouge quand il n'est pas atteint (un délai doit rester sous son objectif, un chiffre d'affaires au-dessus).

Avec l'alerte cochée, chaque matin, les utilisateurs qui l'ont demandé reçoivent un email et une notification listant les indicateurs qui manquent leur objectif : le mois en cours pour les chiffres d'une période, aujourd'hui pour les autres. Chacun ne reçoit que les indicateurs qu'il a le droit de voir.

Mon accueil

Sur l'accueil, Personnaliser l'accueil permet à chacun de masquer les lignes de chiffres qu'il ne veut pas voir et de demander l'email du matin. Ce choix ne concerne que vous : la société décide de ce qui est proposé dans Paramètres › Modules.

Exporter et imprimer

Sur un tableau de bord de module, Exporter (CSV) télécharge ses indicateurs de la période choisie, avec leur valeur précédente, leur évolution et leur objectif, à ouvrir dans un tableur. Sur l'accueil, Synthèse du mois (PDF) imprime, pour le mois choisi, tous les indicateurs que vous pouvez voir, module par module ; les chiffres « à ce jour » y sont marqués d'un astérisque.

Comment un chiffre est calculé

Survolez un indicateur : sa définition s'affiche. Quelques règles valent pour tous :

• le chiffre d'affaires et les achats sont hors taxes, avoirs déduits, à la date de la facture ;
• la marge ne compte que les lignes dont le coût est connu (coût figé à la validation, sinon prix d'achat de l'article) : une ligne sans coût ne vaut jamais 100 % de marge ;
• l'encours et les dettes sont ce qui reste dû sur les factures validées, après paiements, retenues, escomptes et avoirs ;
• le délai moyen d'encaissement est l'encours d'aujourd'hui divisé par ce qui a été facturé TTC sur les 90 derniers jours, multiplié par 90 ; le délai de paiement des fournisseurs se lit de la même façon sur les achats ;
• le solde prévu à 30 jours part du solde des comptes, ajoute ce qui doit rentrer et retire ce qui doit sortir d'ici 30 jours ; ce qui est déjà en retard est compté comme attendu aujourd'hui ;
• le besoin en fonds de roulement est l'encours client, plus la valeur du stock au prix d'achat, moins les dettes fournisseurs.
• les sorties de stock consommées sont les ventes, bons de sortie et consommations internes, moins les retours des clients, au coût d'achat ; un retour à un fournisseur n'est pas une consommation ;
• la couverture du stock est sa valeur divisée par ce qui a été consommé sur les 90 derniers jours, multipliée par 90 ; la rotation est ce qui a été consommé sur 12 mois divisé par la valeur du stock ;
• un article est dormant quand rien n'en est sorti depuis 90 jours (ou 180) alors qu'il en reste en stock ;
• le cycle de conversion de trésorerie est le délai moyen d'encaissement, plus la couverture du stock, moins le délai de paiement des fournisseurs ;
• le réalisé d'un projet est ce qui a été facturé et acheté sur ses documents validés, avoirs déduits, hors taxes ; un projet est hors budget quand ses achats dépassent son coût prévu.